Cum răspundem unui mail nepoliticos?

0

Cu toţii primim mail-uri care ne irită de la persoane care se exprimă mai puţin elegant. Sigur că prima reacţie este să răspundem cu aceeaşi monedă. Dar, mai ales dacă este vorba despre o chestiune legată de serviciu, trebuie să ne păstrăm calmul şi răspundem cu graţie. Ţi se pare greu? Iată câteva sfaturi:

1. Nu răspunde imediat! Dacă ai nevoie să te descarci în mail, ai grijă să apeşi butonul “discard” în loc de “send”. Dacă nu ai deadline urgent pentru un răspuns, ia o pauză înainte să răspunzi. Gândeşte-te cum să procedezi pentru a arăta că eşti profesionist. Dacă răspunzi imediat laşi emoţiile să vorbească şi mai rău pui paie pe focul conflictului. Lasă răspunsul pe mâine.

2. Începe politicos! Dacă cineva îţi trimite un mail răutăcios, nu trebuie să răspunzi ca şi cum te-ai bucura. Un simplu “mulţumesc pentru mesaj” rezolvă lucrurile din start. Lasă-i destinatarului de înţeles că te bucuri de feedback.

3. Oferă o soluţie! Uneori poţi răspunde prin “Mulţumesc pentru mesaj, revin cât de curand”, pentru a da un răspuns prompt şi, în acelaşi timp, a-ţi acorda timpul necesar pentru a gândi un răspuns politicos şi o soluţie. Fie că este vorba despre un client sau un coleg, poţi spune că înţelegi motivele supărării şi poţi reitara obiectivele proiectului. Arată-te disponibil pentru a discuta detalii, chiar dacă simţi impulsul de a răspunde cu aceeaşi monedă unui mail nepoliticos. Nu trebuie să-ţi placă cineva pentru a fi profesionist.

4. Menţine-te pe poziţii! Dacă se ajunge la jigniri nu trebuie să fii pasiv, dar există o manieră elegantă de a pune lucrurile la punct. “Apreciez răspunsul, dar cred că ar fi mai eficient dacă ar fi prezentat într-o manieră constructiva” – astfel poţi stabili limitele dialogului.

Un răspuns calm şi elegant poate cântări greu într-un dialog. De multe ori, un astfel de feedback îi face pe expeditorii nepoliticoşi să-şi dea seama ce atitudine greşită au şi să se corecteze.

Foto: Flickr / Ed Yourdon

Citiți și:

Cum sa tai ceapa fara sa plangi?

Cum sa fii mai norocos

Cum sa renuntati la pastile. 5 metode

Tags:



Leave A Reply

Advertisment ad adsense adlogger